Previsto x realizado: como acompanhar as contas do condomínio

O morador acompanha as contas do condomínio comparando, mês a mês, o que foi previsto no orçamento aprovado em assembleia com o que de fato entrou e saiu do caixa. Esse confronto se chama "previsto x realizado". Ele mostra onde a gestão seguiu o plano e onde houve desvio que merece explicação.

Você não precisa ser contador para fazer isso. Basta saber onde estão os números, como ler a comparação e quais diferenças pedem uma pergunta.

O que é o orçamento anual

Todo ano, o condomínio monta uma previsão de receitas e despesas para os doze meses seguintes. É dela que sai o valor da taxa condominial de cada unidade.

Essa previsão é levada à assembleia. O Código Civil, no art. 1.350, diz que o síndico convocará anualmente a assembleia dos condôminos para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas.

Depois de aprovado, o orçamento vira a régua da gestão. É com ele que o morador compara o que aconteceu de verdade.

O que significa "previsto x realizado"

É uma tabela simples. Em uma coluna fica o valor orçado para cada item. Na outra, o valor que efetivamente entrou ou saiu no mês. A terceira coluna mostra a diferença.

Quando a comparação é feita todo mês, os desvios aparecem cedo. Um gasto de energia que sobe em março pode ser corrigido antes de pesar no resultado do ano.

Onde o morador encontra esses números

Os números costumam estar em três lugares:

• Balancete mensal: resumo das receitas e despesas do mês, geralmente enviado pela administradora ou publicado no aplicativo do condomínio.
• Pasta mensal de prestação de contas: reúne o balancete, os extratos bancários e os comprovantes das despesas.
• Prestação de contas anual: apresentada na assembleia, com o consolidado do ano.

O Código Civil, no art. 1.348, inciso VIII, diz que compete ao síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. Se quiser entender melhor o conteúdo da pasta, a 3KAP já publicou um guia sobre a pasta de prestação de contas do condomínio.

Nem todo balancete traz a coluna de previsto lado a lado. Nesse caso, você pode montar a comparação com o orçamento aprovado em mãos.

Como ler a comparação

Comece pelas linhas maiores. Taxa condominial, folha de pessoal, energia, água e contratos de manutenção costumam concentrar a maior parte do dinheiro.

Depois, olhe o sinal da diferença. Receita abaixo do previsto e despesa acima do previsto apertam o caixa. O contrário dá folga.

Por fim, observe a tendência. Um desvio isolado pode ter explicação simples. O mesmo desvio repetido por três meses pode indicar que o orçamento ou a gestão precisa de ajuste.

Exemplo de tabela

Veja um mês fictício de um condomínio de porte médio:

Na receita, sinal negativo significa que entrou menos. Na despesa, sinal positivo significa que saiu mais.

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Quais diferenças merecem pergunta

Nem toda variação é problema. Contas de consumo oscilam, e reajustes acontecem. Alguns sinais, porém, justificam um pedido de explicação:

1. Variação de 10% ou mais em itens relevantes, para mais ou para menos.
2. Despesa sem previsão no orçamento, como um conserto ou um serviço novo.
3. Receita de taxa condominial abaixo do esperado, o que costuma indicar inadimplência maior.
4. Uso do fundo de reserva sem decisão de assembleia ou sem explicação clara do motivo.
5. Itens que somem ou mudam de nome de um mês para outro, o que dificulta a comparação.

Exemplo prático

Na tabela acima, três linhas chamam atenção.

A receita ficou 10% abaixo do previsto. A pergunta natural é: quantas unidades estão em atraso e o que está sendo feito para cobrar?

A energia subiu 22,5%. Pode ter sido reajuste de tarifa, mês mais quente ou equipamento com defeito. Vale pedir as faturas dos últimos meses para comparar o consumo.

O conserto do portão não estava no orçamento. Faz sentido perguntar se houve orçamentos de mais de um fornecedor, se existe nota fiscal e de qual conta saiu o dinheiro.

Somando as linhas da tabela, o caixa do mês ficou R$ 9.200 pior que o planejado: R$ 6.000 a menos de receita e R$ 3.200 a mais de despesa. Se isso se repetir, o condomínio pode precisar de taxa extra ou de ajuste no orçamento.

Como perguntar sem criar conflito

A pergunta bem feita ajuda a gestão. Algumas atitudes facilitam a conversa:

• Leve o número exato, o mês e a página do balancete.
• Se o condomínio tiver conselho fiscal, pergunte primeiro a ele, já que sua função é dar parecer sobre as contas.
• Faça a pergunta por escrito, de forma objetiva, e guarde a resposta.
• Se a dúvida persistir, leve o tema à assembleia, com a pauta definida.

O Código Civil, no art. 1.356, prevê que poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros eleitos pela assembleia, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico. Onde ele existe, é o caminho natural para dúvidas de rotina. Onde não existe, a pergunta vai direto ao síndico.

Onde entra a auditoria

O previsto x realizado mostra onde olhar. A auditoria verifica se os números que aparecem ali têm documento, registro e autorização por trás.

Na 3KAP, a auditoria de condomínio confere receitas, despesas, extratos bancários e o uso dos fundos. O resultado é um relatório que ajuda conselho e síndico a decidir com base em informação verificada.

Perguntas frequentes

Todo condomínio precisa ter orçamento anual?

Sim. O Código Civil prevê que a assembleia anual aprove o orçamento das despesas e as contribuições dos condôminos.

Posso pedir o balancete mesmo sem ser conselheiro?

Em regra, sim. Consulte a convenção e o regimento interno para saber a forma e o prazo de acesso aos documentos.

Uma variação de 10% sempre indica erro?

Não. É apenas um sinal para perguntar. Muitas vezes a explicação é simples, como um reajuste ou um mês atípico.

O que fazer se a receita fica abaixo do previsto por vários meses?

Peça o relatório de inadimplência e o andamento das cobranças. Se o problema persistir, o orçamento pode precisar de revisão em assembleia.

O fundo de reserva pode cobrir qualquer despesa?

Depende do que a convenção e a assembleia definiram. Vale conferir as regras do seu condomínio antes de aprovar o uso.

Tiago Falcão, contador (CRC-BA 031502/O-6) e auditor independente (CNAI 3948). 3KAP Auditoria, Consultoria e Treinamentos, CRC-BA 009099/O.