Prestação de contas do condomínio: o que a pasta mensal deve ter

A pasta de prestação de contas do mês reúne os papéis que provam o que entrou e o que saiu do caixa do condomínio. O mínimo útil é: balancete, extratos de todas as contas, conciliação bancária, comprovantes e notas fiscais, folha e encargos, relação de inadimplentes, contratos novos e atas do período.

Com esses documentos juntos, o conselho fiscal consegue conferir as contas em poucas horas. Sem eles, a conferência vira um trabalho de adivinhação, e os problemas só aparecem na assembleia anual.

O que diz a lei e o que é boa prática

O Código Civil, no art. 1.348, inciso VIII, diz que compete ao síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. O art. 1.350 completa: a assembleia anual aprova o orçamento, as contribuições e a prestação de contas.

O art. 1.356 prevê que o condomínio pode ter um conselho fiscal, com três membros eleitos pela assembleia, por prazo de até dois anos, que dá parecer sobre as contas do síndico.

A lei não fala em pasta mensal. A rotina mensal costuma vir da convenção, do regimento interno ou de decisão da assembleia. Quando não está em nenhum desses documentos, ela é uma boa prática, e das mais eficientes para evitar conflito.

Por isso vale ler a convenção do seu prédio. Muitas já definem prazo e forma de entrega da pasta ao conselho.

Checklist da pasta mensal

Use esta lista como ponto de partida e ajuste ao tamanho do condomínio:

• Balancete ou demonstrativo de receitas e despesas do mês, com saldo inicial e saldo final.
• Extratos bancários de todas as contas: conta corrente, fundo de reserva, fundo de obras e aplicações financeiras.
• Conciliação bancária de cada conta, explicando qualquer diferença entre extrato e balancete.
• Comprovantes de pagamento e notas fiscais (ou recibos) de todas as despesas.
• Folha de pagamento dos funcionários e guias de encargos pagas (FGTS, INSS e tributos retidos na fonte).
• Relação de inadimplentes, com unidade, meses em aberto e situação da cobrança.
• Contratos novos e aditivos assinados no mês.
• Atas de assembleia ou de reunião do conselho, quando houver.

Tabela: documento e o que conferir

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Exemplo prático: a diferença entre extrato e balancete

Um conselheiro recebeu a pasta de agosto e fez a conferência mais simples de todas. Comparou o saldo final do extrato da conta corrente com o saldo que aparecia no balancete.

Os dois saldos não batiam. A diferença era pequena, mas não havia conciliação bancária na pasta para explicar.

Ele pediu a conciliação à administradora. A resposta mostrou duas coisas: um cheque emitido e ainda não compensado (diferença normal, de prazo) e uma tarifa bancária que não tinha sido lançada.

O cheque se resolveu sozinho no mês seguinte. A tarifa foi lançada e o conselho pediu que a conciliação passasse a vir em todas as pastas. Um ajuste pequeno que evitou que a diferença se acumulasse ao longo do ano.

Boas práticas para a pasta funcionar

Algumas rotinas tornam a pasta útil de verdade:

• Prazo definido: combine uma data fixa para a pasta ficar disponível ao conselho, por exemplo até o dia 15 do mês seguinte.
• Acesso digital: arquivos em PDF, organizados por mês, numa pasta compartilhada ou no sistema da administradora.
• Nome padronizado dos arquivos, com mês e tipo de documento, para facilitar a busca.
• Assinatura ou visto do conselho em cada pasta conferida, com registro das dúvidas levantadas.
• Resposta por escrito do síndico ou da administradora às dúvidas do conselho.
• Guarda organizada dos documentos, pois eles serão a base da prestação de contas anual.

Moradores também podem pedir acesso. A forma e o prazo para isso costumam estar na convenção ou em decisão da assembleia.

Onde entra a auditoria

O conselho fiscal confere o mês. A auditoria independente olha o conjunto: testa se os saldos estão corretos, se as despesas têm documento e se os controles funcionam.

Na 3KAP, a auditoria de condomínio parte justamente desses papéis. Quando a pasta mensal está organizada, o trabalho fica mais rápido e o relatório fica mais útil para a assembleia.

Perguntas frequentes

A lei obriga o síndico a entregar pasta todo mês?

Não. O Código Civil (art. 1.348, VIII) exige prestação de contas à assembleia anualmente e quando exigidas. A rotina mensal costuma vir da convenção, do regimento ou de decisão da assembleia.

O conselho fiscal é obrigatório?

O art. 1.356 do Código Civil diz que poderá haver conselho fiscal. A convenção do condomínio pode tornar sua existência obrigatória.

Morador pode ver a pasta de prestação de contas?

Em geral sim, nas condições definidas pela convenção ou pela assembleia. Vale combinar a forma de acesso para não sobrecarregar a administração.

O que fazer se o extrato não bater com o balancete?

Peça a conciliação bancária da conta. Ela deve mostrar cada diferença com sua causa e o documento que a comprova.

Tiago Falcão, contador (CRC-BA 031502/O-6) e auditor independente (CNAI 3948). 3KAP Auditoria, Consultoria e Treinamentos, CRC-BA 009099/O.