Controles internos: 7 práticas simples para pequenas empresas

Controle interno é o conjunto de rotinas que a empresa usa para proteger o dinheiro, conferir as informações e fazer as coisas do jeito combinado. Quem paga, quem aprova, quem confere o extrato, quem tem a senha do banco. Tudo isso é controle interno.

Em empresa pequena, ele importa ainda mais. A equipe é enxuta, uma pessoa acumula várias tarefas e o dono confia em quem está perto. Essa confiança é saudável, mas sem algumas regras básicas um erro (ou um desvio) pode passar meses sem ser percebido.

O que dizem as referências

Um dos modelos mais usados no mundo para pensar controle interno é o COSO, na versão de 2013. Ele organiza o assunto em cinco componentes: ambiente de controle, avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação, e monitoramento.

No Brasil, a norma de auditoria NBC TA 315 (R2) também define o sistema de controle interno. Ele é criado e mantido pelos sócios ou pelo conselho, pela gestão e pelos demais funcionários. O objetivo é dar segurança razoável sobre três pontos: relatórios financeiros confiáveis, operações eficazes e eficientes e cumprimento das leis e regulamentos.

Repare na expressão "segurança razoável". Nenhum controle impede todo erro ou toda fraude. Ele reduz a chance de o problema acontecer e aumenta a chance de ser descoberto cedo.

Por que isso pesa no bolso

A ACFE, associação internacional de examinadores de fraude, publica a cada dois anos um estudo sobre fraudes cometidas por funcionários e gestores. Na edição de 2024 (Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations), os especialistas ouvidos estimaram que as organizações perdem cerca de 5% da receita por ano com esse tipo de fraude.

O mesmo estudo mostra que, nas organizações com menos de 100 empregados, a perda mediana por caso foi de 141 mil dólares. Também aponta que essas empresas têm bem menos controles antifraude do que as maiores. E a falta de controles internos foi a fragilidade mais citada, presente em 32% dos casos.

A boa notícia: boa parte dos controles úteis custa pouco. Exige mais disciplina do que investimento.

As 7 práticas

1. Separe quem faz de quem confere. É a chamada segregação de funções. Quem cadastra o fornecedor não deve ser a mesma pessoa que aprova e paga a nota. Se a equipe for pequena demais para dividir, o dono assume a conferência.
2. Faça a conciliação bancária toda semana. Compare o extrato do banco com o que está lançado no sistema ou na planilha. Cada diferença precisa de explicação. Quem faz os pagamentos não deve ser a única pessoa a conferir o extrato.
3. Defina alçadas de aprovação. Escreva quem pode aprovar o quê e até quanto. Por exemplo: compras até um certo valor, o gerente aprova; acima disso, só o sócio. No banco, configure a dupla assinatura eletrônica para pagamentos maiores.
4. Controle o estoque com contagens surpresa. Mercadoria também é dinheiro. Faça contagens periódicas, sem aviso, de alguns itens escolhidos ao acaso. Compare com o sistema e investigue as diferenças que se repetem.
5. Cuide dos acessos e das senhas. Cada pessoa com seu próprio usuário, sem senha compartilhada. Ative a verificação em duas etapas no banco e no e-mail. Quando alguém sai da empresa, os acessos são cancelados no mesmo dia.
6. Confirme dados bancários antes de pagar. Boleto adulterado e pedido de troca de conta por e-mail ou mensagem são golpes comuns contra empresas. Antes de pagar, confira o beneficiário, o CNPJ e o banco no boleto. Se o fornecedor avisar que mudou a conta, ligue para um telefone que você já tinha no cadastro, nunca para o número que veio na mensagem.
7. Revise os números todo mês. Reserve uma hora para olhar contas a pagar, contas a receber, estoque e caixa. Compare com o mês anterior. Desvios costumam aparecer como pequenas diferenças que ninguém explicou.

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Resumo em uma tabela

Exemplo prático (empresa fictícia)

A Distribuidora Boa Maré é uma empresa fictícia de Salvador, com 18 funcionários. A mesma pessoa cadastrava fornecedores, lançava as notas e fazia os pagamentos pelo aplicativo do banco.

Um dia chegou um e-mail, com a cara de um fornecedor antigo, avisando que a conta bancária tinha mudado. O pagamento foi feito para a nova conta. O fornecedor verdadeiro cobrou a fatura semanas depois.

Depois do susto, a Boa Maré mudou três coisas. A troca de dados bancários passou a exigir ligação para o telefone do cadastro. Pagamentos acima de um valor definido passaram a ter dupla aprovação no banco. E o sócio passou a conciliar o extrato toda segunda-feira.

Nenhuma dessas medidas custou caro. Juntas, criam barreiras que dificultam a repetição do problema.

Onde entra a auditoria e a consultoria

Algumas empresas precisam ser auditadas por exigência legal ou contratual. Nesses casos, a auditoria independente avalia as demonstrações contábeis e, no caminho, conhece os controles da empresa. Se o auditor encontrar falhas importantes nos controles, ele deve comunicá-las por escrito à gestão e aos sócios. Essa auditoria dá opinião sobre as demonstrações, e não sobre os controles.

Mesmo quando a auditoria não é obrigatória, uma revisão de controles internos ajuda a enxergar onde estão os riscos. Na 3KAP fazemos esse trabalho com foco na realidade da pequena empresa: rotinas simples, que cabem na equipe que você já tem.

Perguntas frequentes

Minha empresa é pequena demais para ter controle interno?

Não. Toda empresa já tem algum controle, mesmo informal. A ideia é organizar o que existe e cobrir os riscos maiores primeiro.

Como separar funções se tenho só dois funcionários?

O dono pode assumir a conferência. Quem paga não confere o próprio extrato; o sócio confere.

Controle interno acaba com as fraudes?

Nenhum controle impede todos os problemas. Ele reduz a chance de acontecerem e ajuda a descobrir mais cedo.

Por onde começar?

Pela conciliação bancária e pela regra de confirmar dados bancários antes de pagar. São simples e protegem o caixa.

Toda empresa precisa de auditoria independente?

Não. Algumas empresas precisam ser auditadas. Para as demais, a auditoria ou a revisão de controles é uma escolha da gestão.

Tiago Falcão, contador (CRC-BA 031502/O-6) e auditor independente (CNAI 3948). 3KAP Auditoria, Consultoria e Treinamentos, CRC-BA 009099/O.